Melakukan penerapan ISO 37001 untuk pertama kalinya memang tidak mudah. Organisasi atau perusahaan akan menghadapi banyak kendala di tahun pertama.
Namun, meskipun kompleks dan rumit Anda bisa melaluinya dengan lancar apabila merencanakannya dengan baik. Inilah alasan mengapa organisasi dianjurkan bekerja sama dengan konsultan ISO yang profesional untuk mempersiapkan hal tersebut.
Di sini kami akan menjelaskan cara dan langkah penerapan ISO 37001 secara bertahap. Anda bisa menjadikan informasi ini untuk membuat referensi planning implementasi sistem manajemen anti penyuapan agar lebih terkendali.
10 Langkah Penerapan ISO 37001, Proses Panjang untuk Cegah Penyuapan
Perlu kita ingat kembali, tujuan utama dari penerapan ISO 37001 adalah mencegah segala bentuk tindak penyuapan dan korupsi.
Sesuatu yang sangat kompleks, semestinya tidak mengherankan apabila prosesnya panjang dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Berikut ini gambaran umum cara menerapkan ISO 37001 SMAP di organisasi.
1. Komitmen Kuat dari Manajemen Puncak
Pertama, agar sistem manajemen anti penyuapan sesuai ISO 37001 dapat diterapkan secara efektif, komitmen kuat dari manajemen puncak sangatlah penting. Tanpa komitmen yang jelas, implementasi standar ini akan sulit dijalankan.
Manajemen puncak harus memberikan bukti nyata atas komitmen mereka, termasuk dalam mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen anti penyuapan secara menyeluruh. Kepemimpinan yang aktif dan tegas akan memastikan keberhasilan penerapannya.
2. Pembentukan Tim Anti Penyuapan
Selanjutnya, sesuai dengan standar ISO 37001, organisasi perlu membentuk tim khusus yang bertanggung jawab terhadap penerapan sistem ini. Tim ini sering disebut sebagai Tim Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan dan dapat terdiri dari satu atau beberapa orang, tergantung pada kebutuhan organisasi.
Tim ini memiliki peran utama dalam melakukan koordinasi, menyusun rencana kerja, mengawasi implementasi, serta memastikan sistem anti penyuapan berjalan dengan baik.
3. Analisis Situasi dan Identifikasi Risiko
Kemudian, langkah berikutnya adalah melakukan analisis situasi dan mengidentifikasi kondisi organisasi terkait risiko penyuapan. Organisasi perlu melakukan peninjauan menyeluruh untuk membandingkan sistem manajemen yang sudah ada dengan persyaratan ISO 37001:2016.
Untuk memudahkan analisis, organisasi dapat membuat diagram alur yang menunjukkan proses kerja yang berjalan saat ini. Semua dokumen terkait harus dikumpulkan dan dikaji ulang. Jika ditemukan ketidaksesuaian, maka perlu dilakukan perbaikan agar sistem lebih efektif dan sesuai dengan standar.
4. Menentukan Ruang Lingkup dan Kebijakan
Setelah itu, ISO 37001 mengharuskan organisasi untuk menentukan ruang lingkup Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP). Hal ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana sistem akan diterapkan.
Selain itu, kebijakan anti penyuapan harus dirancang secara formal dengan menjelaskan maksud, tujuan, serta arah strategis organisasi. Kebijakan ini harus mendapatkan dukungan penuh dari manajemen puncak agar dapat diterapkan dengan baik.
5. Penilaian Risiko Penyuapan
Selain itu, penilaian risiko merupakan kunci dalam merancang dan mengimplementasikan program anti penyuapan secara efektif. Organisasi harus mengidentifikasi risiko yang berpotensi terjadi, menentukan prioritas penanganan, serta menyusun kebijakan pencegahan yang sesuai.
Beberapa aspek yang harus diperhatikan dalam penilaian risiko:
- Melibatkan berbagai pihak yang relevan untuk memperoleh gambaran menyeluruh.
- Mengidentifikasi aktivitas berisiko, termasuk transaksi keuangan, hubungan dengan pihak ketiga, dan pengadaan barang/jasa.
- Menghindari asumsi subjektif, seperti mengandalkan opini tanpa bukti konkret.
- Menyusun mitigasi risiko dengan cara yang terstruktur dan terdokumentasi.
6. Menetapkan Sasaran dan Strategi Pencapaiannya
Kemudian, organisasi perlu menetapkan sasaran manajemen anti penyuapan sesuai dengan kapasitasnya. Sasaran ini harus spesifik, terukur, dapat dipantau, serta dikomunikasikan secara efektif kepada seluruh pihak terkait.
Setelah sasaran ditetapkan, organisasi harus menyusun strategi pencapaiannya, mencakup:
- Langkah-langkah yang harus dilakukan.
- Sumber daya yang dibutuhkan.
- Penanggung jawab dalam setiap tahap.
- Jangka waktu yang ditargetkan.
Metode evaluasi dan pengukuran keberhasilan
Baca juga: 5 Manfaat Menerapkan ISO 37001 untuk Perusahaan!
7. Penyusunan dan Pengelolaan Dokumentasi
Selanjutnya, dokumentasi adalah elemen krusial dalam penerapan ISO 37001. Semua prosedur dan kebijakan harus didokumentasikan secara sistematis, mulai dari penyusunan, distribusi, penyimpanan, hingga revisi dan pemusnahan dokumen yang sudah tidak relevan.
Dokumen ini harus mudah diakses oleh pihak yang berwenang dan dipahami dengan baik agar tidak terjadi kesalahan dalam implementasi.
8. Pelatihan dan Peningkatan Kesadaran
Selanjutnya, organisasi harus mengadakan program pelatihan untuk meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya penerapan sistem anti penyuapan. Program ini mencakup:
- Pengumuman resmi mengenai persiapan sertifikasi ISO 37001.
- Penjelasan mengenai sistem, tujuan, dan manfaat penerapan ISO 37001.
- Peran serta tanggung jawab setiap individu dalam organisasi.
Jika organisasi belum memiliki kapasitas untuk menyelenggarakan pelatihan internal, mereka dapat bekerja sama dengan lembaga eksternal atau mengikuti program pelatihan yang tersedia.
9. Implementasi Sistem
Setelah seluruh persiapan selesai, langkah selanjutnya adalah menerapkan sistem manajemen anti penyuapan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah disusun.
Proses implementasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh pihak memahami dan menjalankan prosedur dengan benar. Evaluasi berkala juga diperlukan untuk menilai efektivitas implementasi.
10. Evaluasi dan Peninjauan Sistem
Setelah sistem diterapkan, organisasi harus melakukan evaluasi berkala untuk menilai efektivitasnya. Evaluasi ini mencakup aspek seperti:
- Efektivitas pelatihan dan sosialisasi.
- Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.
- Keandalan sistem pengendalian.
Selain itu, organisasi juga perlu melakukan audit internal untuk mengidentifikasi kelemahan dan peluang perbaikan dalam sistem yang diterapkan.
11. Rapat Peninjauan Manajemen
Selain itu, manajemen puncak harus mengadakan rapat peninjauan secara berkala untuk mengevaluasi kinerja sistem manajemen anti penyuapan. Rapat ini bertujuan untuk:
- Menganalisis efektivitas sistem yang telah diterapkan.
- Membahas kendala atau permasalahan yang muncul.
- Merumuskan langkah-langkah perbaikan jika diperlukan.
12. Melakukan Perbaikan Berkelanjutan
Setelah evaluasi dilakukan, organisasi harus mengambil langkah korektif berdasarkan hasil peninjauan. Perbaikan ini dilakukan secara terus-menerus hingga sistem manajemen anti penyuapan dapat berjalan dengan optimal.
13. Audit oleh Badan Sertifikasi
Langkah terakhir dalam penerapan ISO 37001 adalah menjalani audit sertifikasi oleh badan independen yang berwenang. Audit ini terdiri dari dua tahap:
- Stage 1 Audit: Pemeriksaan dokumen untuk menilai kelengkapan dan kesesuaian dengan standar ISO 37001.
- Stage 2 Audit: Evaluasi implementasi dan efektivitas sistem dalam operasional sehari-hari.
Jika organisasi lulus audit, maka sertifikasi ISO 37001 akan diberikan sebagai bukti bahwa sistem manajemen anti penyuapan telah diterapkan dengan baik.
Butuh bantuan untuk penerapan ISO 37001? Hubungi Izinusaha.net melalui kontak yang tersedia, kami siap membantu Anda menyediakan jasa sertifikasi ISO 37001.
